MART/NİSAN 2015 UCLG-MEWA YÖNETİM KURULU TOPLANTISI EVSAHİPLİĞİ 4.11.2014

Bir sonraki UCLG-MEWA Yönetim Kurulu Toplantısı Mart/Nisan 2015 döneminde düzenlenecektir. Toplantıya ev sahipliği yapmak isteyen yerel yönetimlerin en geç 15 Aralık 2014 tarihine kadar UCLG-MEWA Genel Koordinatörü İhsan İKİZER ile (i.ikizer@uclg-mewa.org, 0212 511 10 10/120)  ile irtibata geçmeleri gerekmektedir. Başvurular 22 Aralık 2014 tarihinde Adana'da düzenlenecek UCLG-MEWA Yönetim Kurulu ve Konsey Toplantısı’nda değerlendirilecektir.

Toplantıya ev sahipliği yapmak isteyen yerel yönetimin yükümlülükleri şu şekildedir:

- UCLG-MEWA üyesi olmak ya da üyelik taahhüdünde bulunmuş olmak
- Uluslararası olarak kolay erişilebilir olmak
- 300 katılımcının üzerindeki bir faaliyete ev sahipliği yapacak imkâna sahip olmak UCLG-MEWA Başkanlığı ve Ev Sahibi Kent imzalı davet mektuplarının ilgili kişilere ulaştırmak

• Toplantının duyurularını yerel ve uluslararası düzeyde yapmak
• Toplantının organizasyonu için UCLG-MEWA Sekretaryası ile işbirliği yapmak
• Organizasyon ekibinin UCLG-MEWA’nın çalışma dillerinden en az iki tanesine hâkim olmak
• UCLG-MEWA Sekretaryasından Yönetim Kurulu ve  Konsey için 5, Kongre için de 6 personelin uçuş masraflarının ve otel konaklamasının karşılamak
• Düzenlenecek tematik oturumlar için UCLG-MEWA personelinden 2/3 kişinin uçuş masraflarının ve otel konaklamasının karşılamak
• Gerekli görüldüğü takdirde toplantı tarihinden önce keşif amaçlı 2/3 UCLG-MEWA personelinin toplantı mekânı ziyareti için gerekli lojistik düzenlemeleri yapmak (uçuş ve konaklama)
• Toplantılar esnasında UCLG-MEWA personeli tarafından kullanılacak bir sekretarya odası hazırlanmak
• UCLG-MEWA üyesi her yerel yönetimden / birlikten / uluslararası kuruluştan iki kişinin konaklama masraflarının karşılamak
• Toplantıya iştirak eden tüm katılımcıların havalimanı – otel – havalimanı transferlerinin yapmak
• Toplantı mekânının konaklanan otelden kolay bir erişime sahip olacak şekilde seçmek
• Toplantı mekânının oturumları üç dilde (İngilizce, Türkçe, Arapça)   gerçekleştirmek için gerekli imkân ve ekipmanlara sahip olmasını temin etmek
• Toplantılar ve tematik oturumlar esnasında üç dilde (İngilizce, Türkçe, Arapça) simültane tercüme sağlamak
• Toplantıların ses ve görüntü kayıtlarını yapmak ve deşifre etmek
• Katılımcılar için yarım günlük teknik ve kültürel ziyaretleri düzenlemek

Ev sahibi Kent gerektiğinde UCLG-MEWA Genel Sekreterliği ile yazılı olarak mutabık kalmak suretiyle, yukarıda belirtilen hususlarda değişiklik yapabilir.